HOUSEKEEPING

 PENGERTIAN HOUSEKEEPING

Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.

B. JOB DESKRIPSI

Struktur organisasi di Tata Graha atau housekeeping dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel. Semakin besar hotel, semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka struktur organisasinya pun sederhana. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dibagian tata graha atau housekeeping yaitu :

A. EXECUTIVE HOUSEKEEPING

NAMA JABATAN : EXECUTIVE HOUSKEEPER

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : GENERAL MANAGER

Bawahan Langsung : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPER

TANGGUNG JAWAB JABATAN

1. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, meliputi :

- Kamar tamu hotel.

- Koridor setiap lantai.

- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).

- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).

- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).

2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.
URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Mengkoordinir bidang kerja seluruh staf housekeeping.

2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :

- General cleaning

- Decoration

- Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.

3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.

4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga.

7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.

8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.

9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.

10.Memberikan perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.

11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.

12. Mengontrol semua barang yang dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang ada.

13. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).

14. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

B. Tugas Tambahan

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.

2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.

3. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department housekeeping.

4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.

6. Menghadiri rapat manajemen.

B. ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPING

NAMA JABATAN : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSEKEEPER

Bawahan Langsung : HK Coord.

- Order Taker/Linen

- Roomboy

- Houseman

- Gardener

TANGGUNG JAWAB JABATAN ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

1. Pelaksanaan operasional di Housekeeping Department, yaitu terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, yang meliputi :

- Kamar tamu hotel.

- Koridor setiap lantai.

- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).

- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).

- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).

2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.

3. Melaksanakan administrasi housekeeping department.

URAIAN TUGAS ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

A. Tugas Pokok

1. Menerima laporan dari Front Office, EA, ED dan Group Informan
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :

• General cleaning

• Decoration

• Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.

3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.

4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga

7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.

8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.

9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.

10. Memberi perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.

11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.

12. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).

13. Secara periodeik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

B. Tugas Tambahan

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.

2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.

3. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department housekeeping.

4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.

6. Menghadiri rapat manajemen.

C. OFFICE BOY

NAMA JABATAN : OFFICE BOY (UTILITY)

DIVISI : HOUSEMAN

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Houseman Section

1. Melaksanakan Kebersihan

• Setiap Office yang ada di Gedung Utility.

• Koridor dari samping Kitchen sampai depan Office Engineering.

• Ruang Makan Karyawan (EDR).

• Locker karyawan (putra dan putri).

• Area parkir kendaraan karyawan dan area parkir supplier yang datang.

• Pool Deck tempat penyimpanan kardus, koran dan barang bekas lainnya.

2. Menyiapkan air aqua galon untuk karyawan di Office lainnya dan Department Head di officenya masing-masing (di Utility).

3. Mendistribusikan setiap surat yang masuk ke department yang bersangkutan dan mengirim surat-surat keluar.

URAIAN TUGAS HOUSEMAN SECTION

A. Tugas Pokok

1. Membersihkan seluruh area Utility.

2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di utiliti.

3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.

4. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.

5. Merawat tanaman yang ditemaptkan di Utility dan membersihkannya.

6. Membersihkan area parkir baik kendaraan karyawan di depan maupun kendaraan atau mobil supplier di belakang Utility.

7. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor atau atasannya.

8. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.

9. Merencanakan dan melaksanakan Post Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).

10. Menyiapkan dan menyediakan minum untuk Departemen Head dan karyawan (di Personnel Office dan EDR).

11. Mendistribusikan surat masuk ke department yang bersangkutan, dan mengirim surat keluar.

12. Menerima atau melaksanakan perintah atasan lainnya.

13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

C. Tugas Tambahan Houseman Section

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Membantu Set-up dan clear-up meja dan kursi bila ada event.

4. Melaksanakan semua perintah atasan.

D. GARDENER

NAMA JABATAN : GARDERNER

• DIVISI : -

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan Langsung : -

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB GARDENER

1. Melaksanakan Kebersihan, merawat dan memelihara :

a. Seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.

b. Seluruh area taman rumput (garder, termasuk di depan EngineeringOffice/EDR.

2. Melaksanakan kebersihan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
3. Memanfaatkan, memelihara, merawat dan mengembangkan tanaman untuk Mini Garder.

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Membersihkan, merawat dan menata seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.

2. Membersihkan, merawat dan menata atau memotong semua rumput yang ada di

area taman rumput (garder).

3.Mengembangkan, memelihara dan menata tanaman untuk kebutuhan Mini Garder.
4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.

6. Membuang sampah yang ada di setiap Tong Sampah ke tempat Bak Sampah yang telah tersedia di Utility belakang.

7. Membersihkan dan memelihara semua peralatan kerjanya.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lain.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Ikut membantu set-up dan clear-up meja, kursi atau panggung bila ada event di taman rumput atau garder.

4. Melaksanakan semua perintah atasan lainnya.

E. HOUSEMAN

• NAMA JABATAN : HOUSEMAN (PUBLIC AREA)

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan setiap Public Area, Offices, Lobby, Restaurant, Lounge, Bar, toilet, Meeting Room dan lain-lain.

2. Mengecek dan melaksanakan kebersihan di luar area gedung hotel (garder, koridor depan Arcade/tempat yang disewakan setiap salon, tangga menujuswimming pool) dan sebagainya.

3. Menjaga, merawat, menempatkan dan mengganti tanaman pot yang ditemaptkan atau dileketakkan di Public Area tersebut di atas pada point 1, untuk keindahan dan kenyamanan tamu yang datang dan melihatnya.

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Membersihkan seluruh Public Area (Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya).

2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.

3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.

4. Set-up function, restaurant dan ruang pertemuan bilamana ada meeting, party dan lain-lain.

5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.

6. Merawat tanaman dan membersihkannya.

7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi (kurang bagus).

8. Membersihkan parkir area tamu (bekerjasama dengan gardener.

9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.

10. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.

11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).

12. Menerima atau melaksankaan perintah atasan.

13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

14. Membuat mini garden untuk meeting room.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Melaksanakan semua perintah atasan.

4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.

F. ROOM BOY

• NAMA JABATAN : ROOM BOY

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan langsung :

-
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan setiap kamar berikut kelengkapannya.

2. Melaksanakan keersihan Roomboy Station dan Roomboy Trolley berikut kelengkapannya.

3. Melaksanakan kebersihan setiap koridor..

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan membuat Room Boy Sheet mengenai situasi kamar ssuai dengan kode yang telah ditentukan.

2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.

3. Mengontrol inventaris, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.

4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi sesuai standard :

- Bed room

- Bath room

- Furniture dan kelengkapan kamar lainnya.

5. Making bed.

6. Mengganti linen atau towel yang kotor dis etiap kamar.

7. Vacuum cleaning, mengepel lantai untuk kamar-kamar tanpa karpet.

8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada FO dan HK Supervisor.

9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.

10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.

11. Mengembalikan linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke Linen Room/Roomboy Station Floor masing-masing.

12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley.

13. Menerima atau melaksanakan perintah atasan.

14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Melaksanakan semua perintah atasan.

4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.

G. LINEN / UNIFORM ATTENDANT

NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM ATTENDANT

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.

2. Melaksanakan tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.

3. Merangkai bunga dan kelengkapannya.

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Mengirim linen kotor dan menerima linen bersih ke/dari Laundry dan menata rapi pada temaptnya berikut perhitungan dan administrasinya.

2. Menarik, mengganti, merangkai bunga dan menempatkannya pada tempat yang diperlukan dan telah ditentukan.

3. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak dan merawat mesin jahit.

4. Melaporkan bila ada kejadian yang tidak semestinya.

5. Mengubah status kamar dan informasi ke FO.

6. Menerima informasi dari FO sehubungan dengan tamu, dan meneruskan ke Roomboy untuk segera di follow-up.

7. Membuat file dan mendistribusi kan kepada yang besangkutan Laporan Bulanan untuk permintaan atau pemakaian :

- Expected Arruvaks/Departures

- Guest Supplies

- Cleaning Supplies

- Paper Supplies

- Printing and Stationaries

- Miscellaneous and Other Expenses.

- Dan administrasi lainnya.

8. Menerima, mencatat, menyimpan dan mengmbalikan ke alamat tamu barang Lost and Found yang ditemukan di lingkungan area hotel, baik dari kamar tamu maupun Public Area.

9. Membuat dan melaksanakan :

- Purchase dan Store Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Dept baik untuk kelengkapan tamu, public area maupun office.

- Working Schedule untuk karyawan dan trainee yang telah disetujuan atasannya.

- Work Order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar-kamar dan pada area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan section atau departemen lain yang diterima.

- Inventory Linen Housekeeping and Linen FB serta rekapitulasi Lost Towel bulanan.

10. Menerima semua telepon dan pesan yang masuk kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera follow-up.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Membantu membina, membimbing dan mengevaluasi trainee di HK.

4. Membantu dan membimbing bila ada karyawan baru di HK.

5. Melaksanakan semua perintah atasan.